Как правильно зарегистрировать кассовый аппарат

Определитесь с выбором кассового аппарата

Убедитесь в том, что кассовый аппарат соответствует нормативам, указанным в постановлении от 23 июля 2007 г. №470 "Об утверждении положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники используемой организациями и индивидуальными предпринимателями" (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.06.2008 №441).

Определитесь с видом аппарата:

• Автономный кассовый аппарат (работает как самостоятельное устройство, имеет два блока памяти: фискальную память и память ЭКЛЗ)
• Неавтономное контрольно-кассовое устройство (работает под управлением компьютера)

Приобретите новый кассовый аппарат

При покупке кассовой техники необходимо предоставить следующие данные в центр технического обслуживания:

• Ф.И.О.
• ОГРН (основной государственный регистрационный номер)
• ИНН
• Контактные данные

Важно: С 2004 года налоговая не регистрирует кассовые аппараты без ЭКЛЗ (Электронная контрольная лента защищенная). Блоки памяти как автономных, так и неавтономных контрольно-кассовых аппаратов должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговой инспекции.

Приобретите подержанный кассовый аппарат

Снимите аппарат с учета, оформленного на предыдущего владельца. Для этого обратитесь в налоговую инспекцию и принесите следующие документы:

• Заявление согласно формы по КНД 1110021
• Кассовый аппарат и его паспорт
• Книга КМ-4
• Карта, свидетельствующая о постановке на учет
• Соглашение с Центром технического обслуживания
• Последний Z-отчет и данные об отсутствии задолженности

Обратитесь в налоговую инспекцию

Для того, чтобы зарегистрировать кассовый аппарат, предприниматель должен обратиться в налоговый орган по месту своего учета:

• Для индивидуального предпринимателя постановка на учет осуществляется в налоговом органе по месту жительства. В этом же органе регистрируется кассовый аппарат
• Если у ООО есть несколько магазинов в разных городах, то регистрировать кассовый аппарат необходимо в налоговых инспекциях в каждом городе

Принесите подержанный кассовый аппарат в центр технического обслуживания

После снятия с учета кассовой техники нужно отправить ее и все документы к аппарату в ЦТО с которым сотрудничает предприятие.

Важно: при покупке б\у аппарата следует знать, что существует определенный срок, в течение которого осуществляется его эксплуатация. Этот период составляет 7 лет со дня регистрации техники.

Определитесь с датой посещения налоговой службы

Заранее ознакомьтесь с часами работы налоговой службы и узнайте график работы инспектора, занимающегося регистрацией техники.

Соберите документы

Список документов, подаваемых в налоговую службу (одинаковый для юридических лиц и ИП):

• Договор, свидетельствующий о предоставлении технического обслуживания (заключается между организацией и ЦТО и выдается в 2 экземплярах. Инспектору необходимо предоставить оригинал соглашения)
• Кассовый аппарат, паспорт на ККТ и ЭКЛЗ (электронно-контрольная лента защищенная)
• Учетные журналы: КМ-4 и КМ-8 (для ввода информации кассиром-операционистом и регистрации вызовов мастера при поломках ККМ)
• Паспорт, дополнительный лист и марки-пломбы, относящиеся к выбранной модели кассового аппарата
• Свидетельство ОГРН или ЕГРН
• ИНН
• Приказ от отдела кадров компании, свидетельствующий о принятии на должность директора, главного бухгалтера и кассира
• Договор аренды фактического и юридического адреса
• Печать организации
• Заявление на регистрацию ККТ
• Доверенность и личный паспорт заявителя
• Свидетельство о регистрации физического лица в качестве ИП (для индивидуальных предпринимателей)
• Печать (если предприниматель оформлял печать)

Важно: организациям необходимо определиться, где будет стоять кассовый аппарат. Если его место расположения не совпадает с юридическим адресом, указанным в учредительных документах, то необходимо зарегистрировать обособленное подразделение.

Пройдите процедуру фискализации кассового аппарата

В установленное время посетите налоговую инспекцию и пройдите процедуру фискализации кассового аппарата. Процесс будет проходить при участии мастера из ЦТО.

При себе необходимо иметь:

• Заявление с просьбой поставить на учет кассовую технику
• Технический паспорт и контрольно-кассовую технику
• Журнал, фиксирующий вызовы специалиста

Важно: если представитель организации не явится в назначенное время, то налоговая инспекция вправе отказать в регистрации ККМ.

Получите документы

Получите основной государственный регистрационный номер. Данный номер является свидетельством того, что ООО или юридическое лицо, созданное в иной организационно-правовой форме, действует легально на территории РФ.

В паспорте кассового аппарата инспектор должен обязательно сделать отметку о проведении регистрации и выдать:

• Все документы
• Учетный талон
• Карточку регистрации техники
• Заверенную книгу кассира-операциониста

При правильном заполнении документов процедура регистрации занимает не более 5-ти рабочих дней.

При необходимости оплатите процедуру регистрации

На сегодняшний день процедура оформления кассовой техники является бесплатной. Однако регистрация может затянуться на 14 дней.

Для ускорения процесса существуют организации, которые на платной основе берут на себя обязательства срочного оформления. При регистрации за 1-2 дня компании берут сумму от 1 500 рублей при участии заказчика и от 2 500 рублей при самостоятельном обращении в ИНФС.